Strategidokument for KoBE
Sist oppdatert torsdag 17. desember 2009 16:00
Revidert 30.05.2007
Bakgrunn
Stortinget har i statsbudsjettet for 2006 bevilget midler til kompetanseoppbygging innen kommunal eiendomsforvaltning. I budsjettomtalen sies bl.a. følgende:
Midlene på posten skal benyttes til utredning og informasjon om temaer knyttet til byggevirksomhet og byggesak, med særlig vekt på kommunal, fylkeskommunal og kirkelig eiendomsforvaltning. Det vises her til oppfølging av forslag fra Eiendomsforvaltningsutvalget, NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle og St.prp. nr. 60 (2004–2005), kapittel 13.
Det foreslås en bevilgning på 8,5 mill. kr hvorav inntil 5 mill. kr skal nyttes til kurstilbud, etterutdanning og andre tiltak som vil øke kommunesektorens kompetanse om god eiendomsforvaltning, samt til å støtte opp under byggekostnadsprogrammet.
Kommunal- og regionaldepartementet har fulgt opp med ny bevilgning for 2007 og følgende omtale i St.prp. nr. 1 (2006-2007). På side 100 sies det følgende:
Eiendomsforvaltning og kommunene
Forvaltning, drift og vedlikehold av den eksisterende bygningsmassen er viktig av økonomiske grunner, og ut fra sosiale, kulturelle og miljømessige hensyn. Vedlikeholdsetterslepet i den kommunale bygningsmassen er stort. Statens bygningstekniske etat gjennomfører nå en satsing på kompetanseoppbygging for bedre eiendomsforvaltning i kommunene (KOBE). KOBE er en oppfølging av forslag fra NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle.
På side 120 finnes videre følgende omtale:
Av Eiendomsforvaltningsutvalgets utredning, NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, framgår at det er et stort vedlikeholdsbehov i den kommunale eiendomsmassen. Manglende bygningsteknisk kompetanse fører til liten fokus på eiendomforvaltning og manglende kunnskap om bestillerrollen. Manglende kompetanse gjør at det blir vanskelig å påvise vedlikeholdsbehov. Det kan være vanskelig å rekruttere spisskompetanse og beholde kompetansen på grunn av manglende faglig utvikling.
Statens bygningstekniske etat har derfor, på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet, igangsatt et prosjekt for kompetanseoppbygging for bedre eiendomsforvaltning i kommunene (KoBE). Satsingen har to primære målgrupper med noe ulike behov, beslutningstakere og eiendomsforvaltere. Arbeidet tuftes på kommunenes behov. Det skal gjennomføres ved å støtte opp under eksisterende fagmiljøer. Økt samhandling mellom aktører som kan bidra til optimalisering av kommunal eiendomsforvaltning står sentralt. Erfaring fra oppstartsåret av KoBE er at prosjektet i seg selv medvirker til bedre samhandling og bedre resultat av tiltak fra de tradisjonelle aktørene innen området.
Eiendomsforvaltningsutvalgets forslag i NOU 2004:22 under kap. 9.6.1 besto av to ledd
• forslag om et femårig forskningsprogram• forslag om 5 mill. kr. pr år til kompetanseoppbygging
Behovet for økt kompetanse framheves i en rekke sammenhenger av utvalget, som innleder disse forslagene med å fastslå at: ”Det er et betydelig effektiviseringspotensial både når det gjelder kostnader og kvalitet innenfor eiendomsforvaltning ved at man øker kompetansen hos eiendomsforvaltere, eiere og brukere.”
Formål og mål for KoBE
Kommunene skal dekke prioriterte behov for lokaler og fysiske omgivelser på en kostnadseffektiv og god måte som bidrar til god livskvalitet generelt og til formålstjenlige lokaler for brukerne og leverandørene av kommunale tjenester spesielt. Bygningene og eiendomsforvaltningen har samfunnsmessige konsekvenser, som ivaretas gjennom nasjonale bygningspolitiske mål. Disse målene omfatter krav til bygningers energibruk og forhold til ytre miljø, universell utforming som baseres på ulike brukeres forutsetninger og behov, og hensyn til helse, arbeidsmiljø og sikkerhet under bygging, forvaltning.
KoBEs mål er å utvikle og formidle kompetanse som bidrar til bedre eiendomsforvaltning i kommunene. Hensikten er at kommunenes formål og mål for sine bygninger og eiendomsforvaltning skal kunne realiseres på en effektiv måte.
NOU 2004:22 foreslår en rekke kriterier for god eiendomsforvaltning, som innebærer at kommunene skal bli bedre i stand til å anskaffe (til eie eller leie) bygninger, lokaler og uteområder, og til å bruke, forvalte, drive, vedlikeholde og utvikle disse på en måte som bidrar til de overordnete, langsiktige målene og som er kostnadseffektiv i et langsiktig perspektiv.
Kriterier for god eiendomsforvaltning ifølge NOU 2004:22
1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen
2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen
3. Generelle delkriterier:
3.1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov
3.2. Effektiv arealutnyttelse
3.3 Godt, verdibevarende vedlikehold
3.4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning
3.5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter
3.6. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen
3.7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter
4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt.
Kompetansebehovet for å kunne tilfredsstille disse kriteriene vil variere mellom de ulike målgruppene som KoBE er rettet mot.
Målgrupper for kompetanseutviklingen
Eiendomsforvaltningen er avhengig av at eiere, forvaltere og brukere kjenner sine funksjoner og sitt ansvar og har god kompetanse til å ivareta sine roller i forhold til hverandre og eiendommene, slik det er illustrert i følgende figur fra NOU 2004:22:
Eierne - kommunenes politiske og administrative ledelse
Kommunens politiske og administrative ledelse må som et minimum ivareta eierskapet på et overordnet, strategisk nivå. Det betyr å vedta mål og rammer, organisering og ressurstilgang for eiendomsforvaltningen og følge opp virksomheten og resultatene.
Hvis ikke eieren har et bevisst forhold til hvorfor kommunen i det hele tatt skal eie bygninger, kan stille relevante krav og har tilstrekkelig forståelse for hva dette innebærer, vil det ikke være store muligheter for at forvaltningsfunksjonen skal kunne bli ivaretatt tilfredsstillende, uansett organisering og kompetanse hos forvalteren. Eksisterende kompetansetilbud til denne målgruppen er ikke dekkende for behovet. Kommunale politikere og administrasjonssjefer er derfor en prioritert målgruppe for KoBE.
Eiernes kompetansebehov omfatter å kunne stille relevante krav og fatte overordnete beslutninger i forhold til samtlige kriterier for god eiendomsforvaltning.
Brukerne – grunnleggende funksjoner i forhold til bygningens formål, bruk og drift
Brukerne er en meget stor og uensartet kategori, som kan omfatte primærbrukers eiere, ledelse og ansatte, deres kunder/klienter/brukere og disses pårørende mv. Bygningens eksistensberettigelse er som regel basert på at den kan dekke brukernes behov. Primærbrukerne, som er de ansvarlige for eventuell husleie, er også som regel direkte ansvarlig for innvendig vedlikehold, renhold og energiforbruk som utgjør en vesentlig del av drifts- og vedlikeholdskostnadene.
Brukernes kompetansebehov omfatter å kunne vurdere, prioritere og uttrykke egne behov slik at det stilles relevante krav til lokalenes utforming og tekniske ytelser.
Kompetansebehovet omfatter videre å kunne ivareta eget ansvar for drift og vedlikehold og å kunne stille krav til eiendomsforvaltningens ytelser.
Bygningen er som regel ikke et selvstendig formål, men bare et av mange ulike middel til å drive brukervirksomheten. KoBE prioriterer derfor å formidle kompetanse til brukerne gjennom eiendomsforvalterne, som skal være den profesjonell part i eiendomsforvaltningen.
Forvalterne - administrative og utførende funksjoner i eiendomsforvaltningen
En profesjonell eiendomsforvalter må ha oversikt over den totale eiendomsforvaltningen, inkludert brukernes og eierens funksjoner og kunne sørge for at eiendomsforvaltningen som samlet system tilfredsstiller kriteriene for god eiendomsforvaltning. Det faglige, administrative og utførende nivået i eiendomsforvaltningen ivaretas i de fleste kommuner av egne fagenheter, som har eiendomsforvaltningen som sin hovedoppgave. Forvalterne har ulik faglig bakgrunn og varierende grad av kompetanse innen de ulike tekniske, økonomiske, juridiske og administrative fagområder som god eiendomsforvaltning bør baseres på.
Forvalterne må kunne sørge for at alle funksjoner og tiltak som er nødvendige for en god eiendomsforvaltning (jfr kriteriene) blir ivaretatt.
Forvalternes kompetansebehov omfatter oversikt over eiendomsforvaltningen som helhet, inkludert informasjon, opplæring og faglig støtte til eier og brukere slik at disse kan ivareta sine roller i eiendomsforvaltningen på en god måte.
I forhold til KoBEs mål er det viktig at kompetanseutviklingen og tilbudet til denne målgruppen samordnes, utvikles videre og suppleres.
KoBE prioritere også forvalternes viktig funksjon med hensyn til å formidle relevant kompetanse til de øvrige målgruppene, eierne og brukerne, slik at disse blir best mulig i stand til å ivareta sine roller i forhold til eiendomsforvaltningen som helhet.
Øvrige interessenter
Kompetanseutvikling i forhold til kommunal eiendomsforvaltning bør ikke være et skippertak, men utvikles innen langsiktig stabile, institusjonelle rammer. For at dette skal være mulig, kreves medvirkning fra flere hold enn kommunale politikere, eiendomsforvaltere og brukere. Fagmiljøer som kan videreutvikle og formidle kompetanse er viktige samarbeidsparter for KoBE.
KoBEs formål og oppgaver kan også ivaretas gjennom samarbeid med relevante myndigheter, interesseorganisasjoner, leverandører til kommunal eiendomsforvaltning og media.
Organisering
Statens bygningstekniske etat er ansvarlig overfor Kommunal- og regionaldepartementet for bevilgningen til kompetanseoppbygging innen kommunal eiendomsforvaltning.
Prosjektorganisering
Bruken av midlene er organisert som et prosjekt med en overordnet styringsgruppe som beslutningsorgan og egen prosjektleder.
Styringsgruppen har som mandat
• å tilrettelegge prosjektet på overordnet nivå
• følge opp organiseringen og styring av prosjektet
• vedta og følge opp budsjett for prosjektets midler
• treffe beslutninger om hvilke tiltak som tildeles midler.
Styringsgruppen oppnevnes av og rapporterer til prosjekteier Statens bygningstekniske etat. Prosjektleder deltar i styringsgruppens møter, og forbereder og følger opp sakene som styringsgruppen treffer vedtak i.
Styringsgruppen har følgende sammensetning:
• Fylkesmann Anne Enger, leder
• Rådmann Gisle Dahn
• Adm. direktør Jan-Egil Clausen
• Ass. direktør Gustav Pillgram Larsen
Prosjektleder Per T. Eikeland er daglig leder for prosjektet, forbereder saker for styringsgruppen og følger opp og iverksetter vedtakene. Prosjektleder skal utarbeide forslag til planer og budsjett og sørge for at prosjektet følger vedtatte planer. Prosjektleder har budsjettansvar overfor styringsgruppen og prosjekteier Statens bygningstekniske etat i forhold til tildelte midler.
Fagmøter: Som ledd i utviklingen og oppfølgingen av KoBE-prosjektet inviteres prosjektansvarlige/prosjektledere for tiltakene og andre interesserte til ett eller to fagmøter (arbeidskonferanser) pr år. Dette skal bidra til god forankring av prosjektet i relevante miljøer, utnytte tilgjengelig kompetanse til en formålstjenlig utvikling av prosjektet og til å spre kjennskap til arbeidet i forhold til prosjektets målgrupper.
Regnskap og arkiv
Regnskapsførsel og saksarkiv ivaretas av Statens bygningstekniske etat på vanlig måte.
